La fatturazione elettronica è ormai una componente essenziale della gestione aziendale in Italia, ma può presentare diverse sfide che portano allo scarto delle fatture da parte del Sistema di Interscambio (SdI).

Comprendere i principali motivi per cui una fattura elettronica può essere rifiutata è fondamentale per garantire la conformità normativa e prevenire le sanzioni.

Motivi comuni per lo scarto delle Fatture Elettroniche

Nome del File Non Valido o Duplicato:
Il nome del file della fattura elettronica deve essere univoco e rispettare gli standard stabiliti dal SdI. L’utilizzo di nomi non conformi o duplicati può causare lo scarto della fattura.

Firma Digitale Non Valida o Certificato Scaduto:
La firma elettronica apposta alla fattura deve essere valida e non scaduta. Una firma non conforme o scaduta può comportare il rifiuto della fattura elettronica.

File di Dimensioni Eccessive:
Il file della fattura elettronica non deve superare le dimensioni massime consentite dal SdI. Se le dimensioni del file sono troppo grandi, la fattura verrà scartata.

Partita IVA Errata:
Errori nei dati della partita IVA, sia del mittente che del destinatario, possono portare al rifiuto della fattura elettronica. È cruciale verificare attentamente questi dati prima dell’invio.

Dati Mancanti o Formattazione Errata:
Le informazioni contenute nella fattura elettronica devono essere complete e conformi ai requisiti tecnici. Dati mancanti o formattazione non corretta possono causare problemi e portare allo scarto della fattura.

La Notifica di Scarto
Quando una fattura elettronica viene scartata, il SdI invia una notifica con il codice dell’errore rilevato e una descrizione dettagliata del problema. Questa notifica è fondamentale per identificare la causa dello scarto e sapere come procedere per risolvere il problema.

Cosa fare in caso di scarto?

Identificare e Correggere l’Errore:
La prima azione da intraprendere è esaminare la notifica di scarto per capire la causa dell’errore. Una volta individuato, è necessario correggere il problema.

Ricompilare e Reinviare la Fattura:
Dopo aver corretto l’errore, la fattura deve essere ricompilata con la stessa data e numerazione dell’originale e inviata nuovamente entro 5 giorni dalla notifica di scarto. Se non è possibile mantenere la stessa data e numerazione, si deve emettere una nuova fattura con numerazione e data successive, facendo riferimento alla fattura originale.

Gestione Contabile:
Se la fattura scartata era già stata registrata contabilmente, è necessario effettuare una variazione contabile interna per correggere l’anomalia, assicurandosi di mantenere un chiaro collegamento con la fattura scartata.

Attenzione alle Sanzioni
La gestione tempestiva delle fatture scartate è essenziale per evitare sanzioni. Ritardi o la mancata emissione di una nuova fattura possono comportare multe da parte dell’Agenzia delle Entrate. Monitorare regolarmente le notifiche di scarto e agire rapidamente è cruciale per evitare complicazioni legali e finanziarie.

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Per evitare questi problemi e garantire una gestione fluida e conforme delle fatture elettroniche, è consigliabile utilizzare un software di fatturazione elettronica aggiornato e conforme alle normative vigenti.